Die Erstellung einer Sportentwicklungsplanung erfolgt nach einem wissenschaftlichen Planungsverfahren. Grundlage hierfür bildet das Memorandum zur kommunalen Sportentwicklungsplanung als anerkanntes Planungsinstrument der Deutschen Vereinigung für Sportwissenschaft (dvs), des Deutschen Städtetags sowie des deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) (vgl. dvs, Deutscher Städtetag, DOSB, 2010/ Neuauflage: 2018). Das grundlegende Ziel der Planung ist es, die zukünftige Sportentwicklung einer Kommune bzw. eines Landkreises an den tatsächlichen regionalen und lokalen Bedarfen auszurichten, um somit Fehlinvestitionen zu vermeiden und die Voraussetzungen für ein lebenslanges Sporttreiben zu verbessern. Hierzu werden zu Beginn der Planung umfassende Bestandsaufnahmen durchgeführt: auf der einen Seite werden die Angebots- und Organisationsstrukturen analysiert. So werden als Datengrundlagen u.a. Bevölkerungsprognosen, Schulentwicklungsplanungen und Mitgliederstatistiken der Vereine ausgewertet. Auf der anderen Seite erfolgt eine systematische Erfassung und Bewertung der lokalen Sportinfrastruktur (gedeckt und ungedeckt) anhand verschiedenster Erhebungskriterien möglichst durch Vorort-Begehung. Der Erhebung des Bestandes wird im Anschluss Bedarfsanalysen gegenübergestellt. Kernstück bildet hierbei eine sog. Sportverhaltensstudie; die Befragung der Bürger*innen zu ihrem Sport- und Bewegungsverhalten. Zudem werden in der Regel die Sportvereine, Schulen sowie Kindertagesstätten zu diversen Themenbereichen befragt; u.a. Angebots- und Organisationsstrukturen, infrastrukturelle Ausstattung, zukünftige sportinfrastrukturelle Bedarfe, sowie Kooperationsbeziehungen. Auf Grundlage der Bestandsaufnahmen sowie Bedarfsanalysen wird die „Bestands-Bedarfs-Bilanzierung“ der Sportinfrastruktur in der jeweiligen Kommune aufgestellt. Die Bilanzierung berücksichtigt dabei die Bedarfe des Vereins-, Schul- und Individualsports.
Der gesamte Prozess wird von einer Steuerungsgruppe begleitet. Diese ist intersektoral besetzt (Vertreter*innen von Verwaltung, Sportbünden, Schulen, Kitas, Politik). Im Laufe des Prozesses können weitere Akteure themenspezifisch kooptiert werden. Eine genaue Zusammensetzung ist abhängig von den lokalen Gegebenheiten und wird grundsätzlich mit den Verantwortungsträgern der jeweiligen Kommune abgestimmt.
Sobald die Ergebnisse der Befragungen vorliegen werden Beteiligungsformate – im Rahmen von Workshops – durchgeführt, zu denen neben den bereits befragten Institutionen auch die interessierte Öffentlichkeit eingeladen wird. Ziel ist es dabei, die entwickelten Handlungsempfehlungen und Maßnahmen mit hiesigem Lokalwissen anzureichern.